Muchos contribuyentes están confundidos acerca de cuánto tiempo deben mantener sus récords o documentos con relación a sus impuestos. El término "tax records” se refiere a sus declaraciones de impuestos y de los documentos que respaldan la información en los rendimientos de los mismos. Estos documentos pueden incluir los recibos, estados de cuenta bancarios, formularios 1099, etc. Si usted es auditado estos registros serán vitales para alejar el IRS.
Las declaraciones de impuestos
Para protegerse de una auditoría desagradable, hay que mantener todas sus declaraciones de impuestos de manera indefinida. El IRS puede perder o extraviar declaraciones de impuestos. Aunque los defensores de la conspiración sostienen que esto es evidencia de un régimen infame, el hecho es que el IRS recibe millones de rendimientos durante un período de tres meses y perder alguno de ellos es inevitable. Entonces, ¿cómo protegerse? Mantenga copias de cada declaración tributaria.
Una palabra rápida sobre el programa de IRS e-file. Si usted presenta su declaración electrónicamente, asegúrese de obtener copias de la compañía que presentó su declaración. Todas estas entidades están obligadas por ley a proporcionarle copias en papel.
Documentos que Apoyan Sus Declaraciones de Impuestos
Usted debe conservar los registros o récords que apoyan sus declaraciones de impuestos por un período de seis años a partir de la fecha que las declaraciones fueron presentadas. En general, el IRS sólo tiene tres años desde la fecha de presentación para hacer una auditoría. Por ejemplo, si usted presentó su declaración de impuestos del año 2000 en abril 15, 2001, el IRS tendría que iniciar una auditoría no mas tarde del 15 de abril de 2004. Tenga en cuenta que si usted presentó una prórroga, el IRS tiene tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración. Como siempre ocurre con los impuestos, hay excepciones a este período de tiempo en general.
Si su declaración de impuestos se parece a la gran novela americana, el funcionamiento de un período de tres años de auditoría puede que no lo salve. El no reportar más de 25% de su ingreso bruto al IRS le provee un periodo de tres años adicionales para la auditoria. Utilizando el ejemplo anterior, el IRS tendría hasta el 15 de abril 2007 para la auditoría de su declaración de impuestos del 2000.
Récords de Inmuebles (Real Estate)
Puede que necesite obtener un archivador si se mantiene la propiedad por un período prolongado de tiempo. Por ejemplo, suponga que usted compró una casa en 1980 por 100.000 dólares y ganó $ 50.000 en mejoras a lo largo de los años. Usted necesita mantener los registros de compra, declaraciones de la hipoteca y los recibos que se refieren a las mejoras. Cuando usted vende la casa, estos récords serán necesario para determinar las consecuencias fiscales de la venta, a saber, su base (costo original más las mejoras) y las ganancias. Si el IRS decide examinar mas detalladamente los beneficios reportados, usted tendrá que proporcionar sus récords en cuanto a sus impuestos para apoyar sus reclamaciones. Una vez que usted vende la propiedad, se recomienda que guarde todos los récords de impuestos por un período adicional de seis años.
Divorcio
Asegúrese de guardar copias de todos sus documentos financieros, declaraciones de impuestos y documentos de apoyo si se divorcia. Usted también debe mantener copias de todos los acuerdos de divorcio y órdenes de la corte que cubren propiedades y cuestiones financieras. Cuando las parejas se divorcian, las consecuencias financieras y de crédito puede ser una pesadilla. Si no lleva récords, usted tendrá que pedir a su ex-cónyuge por ellos.
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